Declarație pe proprie răspundere coduri CAEN: ce semnezi, de fapt

Ai ajuns la pasul cu codurile CAEN, ai bifat câteva activități, ai semnat o declarație pe proprie răspundere și ai trecut mai departe. Rapid, fără prea multe întrebări.

Problema e că prin acea semnătură ți-ai asumat că îndeplinești o serie de condiții legale — unele verificabile de DSP, altele de DSVSA, altele de Inspecția Muncii sau de Agenția pentru Protecția Mediului. Dacă nu știai asta, nu ești singurul. Platformele care oferă servicii de înființare sau alte tipuri de servicii, toate de competența Registrului Comerțului, îți pun o listă și bifezi. Nimeni nu îți explică ce implicații are semnătura ta, semnătură pusă pe o declarație care este dată pe proprie răspundere!

Articolul ăsta există tocmai pentru asta.

Ce efecte produce declarația pe proprie răspundere cu privire la codurile CAEN

Când înființezi un SRL sau un PFA, printre documentele pe care le depui la ONRC (Oficiul Național al Registrului Comerțului — instituția unde se înregistrează firma) se află și o declarație-tip prin care îți asumi că îndeplinești condițiile legale pentru a desfășura activitățile declarate.

Temeiul legal e Legea 265/2022 privind registrul comerțului, care spune clar la Art. 121: prin această declarație, solicitantul își asumă responsabilitatea cu privire la legalitatea desfășurării tuturor activităților declarate în obiectul de activitate:

Autorizarea funcţionării se realizează prin înregistrarea în registrul comerţului a declaraţiei-tip pe propria răspundere şi a datelor aferente, prin care solicitantul îşi asumă responsabilitatea cu privire la legalitatea desfăşurării tuturor activităţilor declarate în obiectul de activitate şi a îndeplinirii condiţiilor prevăzute de lege pentru desfăşurarea acestora, la sediul social/profesional, la sediile secundare sau, după caz, în afara acestora. (art. 121 din Legea nr. 265/2022)

Cu alte cuvinte: ONRC nu verifică dacă îndeplinești condițiile de funcționare pentru activitățile pe care le declari / desfășori. Îți înregistrează declarația și te crede pe cuvânt. Verificarea vine după — de la instituțiile competente, prin controale. Registrul Comerțului nu face decât să publice faptul că tu desfășori activitățile „x” sau „y”. Instituțiile publice își procură frecvent, în practică, date sau informații pe care Registrul Comețului i le furnizează și efectuează controale.

Ce înseamnă că „îți asumi responsabilitatea”?

Înseamnă că ai declarat că spațiul în care desfășori activitatea îndeplinește normele sanitare, de securitate, de protecție a mediului și de protecție a muncii — în funcție de specificul fiecărui cod CAEN bifat.

Dacă vine un control și constată că nu e așa, nu te vei putea apăra cu „am pus codul CAEN la întâmplare”, „nu desfășor activitate specifică codului CAEN” sau „nu știam ce prespunde declarația”. În practica noastră, 9 din 10 clienți ne cer să le punem cât mai multe coduri CAEN. Când îi întrebăm dacă desfășoară acele activități ne spun că nu, dar să fie pentru eventualitate în care le vor desfășura. Se încearcă astfel o economie, în ideea de a nu mai cheltui ulterior cu adăugarea codurilor. Este, din moviele expuse, o încercare de economisire „nesănătoasă” pe care nu o recomandăm nimănui și sugerăm tuturor clienților să treacă doar codurile CAEN pe care le desfășoară efectiv.

Declarația pe proprie răspundere este un document juridic. Ai semnat-o, produce efecte, îți aparține și nu te vei putea dezice de ea.

De ce atât de multe firme aveau înainte zeci sau sute de coduri CAEN în actul constitutiv

Cine a deschis un certificat constatator al uner firme vechi sigur a văzut în el o listă de 50, 80 sau 100 de coduri CAEN. Ele erau rezultatul unui mecanism legal care a funcționat până undeva pe la finele anului 2022. Acest mecanism a lăsat un obiecei prost și greu de corectat sau dezrădăcinat, respectiv, acela de a introduce și acum coduri pentru eventualitate în care va fi nevoie de ele.

Până la finele anului 2022, existau două categorii de coduri CAEN:

• coduri CAEN declarate — trecute în actul constitutiv, ca o listă de intenții, fără nicio obligație imediată (puteai să ai 100, nimeni nu te întreba nimic)
• coduri CAEN autorizate — cele pentru care dădeai declarația pe proprie răspundere și puteai să le desfășori efectiv.

Reglementarea de la finele anului 2022, a schimbat această logică și acum fiecare cod CAEN, care se găsește în actul constitutiv, trebuie să se regăsească și în declarația pe proprie răspundere.

Ce verifică instituțiile după ce ai semnat

Declarația pe proprie răspundere nu rămâne un document intern la ONRC. Legea 265/2022 prevede că oficiile registrului comerțului transmit periodic instituțiilor relevante lista firmelor care au autorizat anumite coduri CAEN — tocmai pentru ca acele instituții să poată efectua controalele despre care am amintit mai sus.

Ce înseamnă practic: dacă ai autorizat un cod care intră în sfera de competență a DSP, DSV sau a Agenției pentru Protecția Mediului, ești deja pe lista lor de verificat. Nu trebuie să te reclame nimeni.

DSP (Direcția de Sănătate Publică) — ce coduri CAEN atrage

DSP este instituția care verifică normele de igienă și sănătate publică. Intri în raza ei dacă activitatea ta implică contact cu publicul, manipularea alimentelor sau prestarea de servicii care pot afecta sănătatea oamenilor.

Câteva exemple concrete de coduri care necesită implicarea DSP:

• 5611 — Restaurante
• 5621 — Activităţi de alimentaţie (catering) pentru evenimente
• 4711 — Comerţ cu amănuntul nespecializat, cu vânzare predominantă de produse alimentare, băuturi şi tutun
• 9621 — Activități de coafură şi frizerie
• 8610 — Activităţi de asistenţă spitalicească
• 8810 — Activităţi de asistenţă socială, fără cazare, pentru bătrâni şi pentru persoane cu dizabilități aflate în incapacitate de a se îngriji singure

Pentru unele dintre aceste coduri, declarația pe proprie răspundere la ONRC e doar primul pas. Urmează fie o autorizație sanitară de funcționare DSP (document separat, obținut de la DSP după o inspecție), fie un certificat de conformitate, în funcție de tipul activității.

Lipsa autorizației sanitare DSP acolo unde e obligatorie se sancționează cu amenzi între 20.000 și 40.000 de lei pentru persoanele juridice, plus posibilă suspendare a activității.

DSVSA (sanitar-veterinar) — când intră în joc

DSVSA (Direcția Sanitară Veterinară și pentru Siguranța Alimentelor) este autoritatea care reglementează tot ce ține de produse alimentare de origine animală și siguranța alimentară în general.

Dacă ai un restaurant, o cofetărie, un magazin alimentar, o unitate de producție sau distribuție de alimente — ești în sfera DSVSA. Înregistrarea sanitară veterinară este obligatorie și se face separat de declarația de la ONRC, cu dosar propriu și inspecție la locație.

Un detaliu important: codul CAEN 5610 Restaurante presupune o vizită a unui inspector care verifică spațiul, planul de amenajare, fluxul de lucru și dotările.

Dacă desfășori activitate de alimentație publică fără înregistrarea DSVSA, amenda poate ajunge la 40.000 de lei (în funcție de gravitate), cu suspendarea activității.

Autoritatea de Mediu (APM) — pentru ce activități

Agenția pentru Protecția Mediului (APM) este implicată pentru activitățile cu impact semnificativ asupra mediului. Baza legală este Ordinul 1798/2007, care listează codurile CAEN supuse autorizării de mediu.

Intră în această categorie activitățile de producție industrială, prelucrare materiale, gestionare deșeuri, tipografie, finisare textile, activități cu substanțe chimice și altele.

Autorizația de mediu se emite de APM din raza localității unde se desfășoară activitatea și presupune o documentație tehnică specifică, inspecție și respectarea unor condiții de funcționare. Nerespectarea condițiilor poate duce la suspendarea autorizației — și, implicit, la oprirea activității.

ITM (Inspecția Muncii) — când apare la orizont

ITM (Inspecția Teritorială de Muncă) nu este declanșat direct de declarația pe proprie răspundere la codurile CAEN, dar devine relevant imediat ce angajezi personal sau declari activitate în spații unde lucrează oameni.

Prin declarație, îți asumi că îndeplinești și condițiile de protecție a muncii. ITM verifică dacă e adevărat — de la dotările de securitate și sănătate în muncă, la instrucțiunile de lucru și echipamentele de protecție.

Dacă activitatea ta implică angajați sau prestări de servicii în spații fizice, ignorarea normelor SSM (Securitate și Sănătate în Muncă) este un risc real, chiar dacă nu simți asta la înființare.

De ce e periculos să bifezi coduri CAEN și să nu le alegi cu discernământ

Există o logică: „mai bine am și nu am nevoie, decât să am nevoie și să nu am.” Logica aceasta este greșită și te poate costa

Greșeala #1 — coduri bifate greșit (sau autorizate fără să îndeplinești condițiile)

Există două scenarii diferite, ambele problematice.

Scenariul A: Ai introdus codurile CAEN în actul constitutiv, însă nu sunt cele corecte și specifice activității tale. Astfel, ajungi să autorizezi în procedura de la Registrul Comerțului alte coduri decât cele de care ai nevoie în mod real.

Scenariul B: Ai autorizat coduri (ai semnat declarația) dar nu îndeplinești efectiv condițiile — nu ai spațiul amenajat conform normelor, nu ai dotările necesare, nu ai avizele suplimentare. Dacă vine controlul și constată asta, declarația pe proprie răspundere devine dovada că ai semnat ceva fals. Consecințele pot depăși o simplă amendă.

Greșeala #2 — activitate declarată la sediu, desfășurată în altă parte

Declarația pe proprie răspundere specifică nu doar ce coduri autorizezi, ci și unde le desfășori: la sediu social, la un punct de lucru sau la terți.

Dacă ai autorizat un cod „la sediu” — de exemplu, consultanță, în imobilul tău — dar lucrezi efectiv de la un birou de coworking sau din altă locație permanentă, activitatea ta din locația reală nu este acoperită. În plus, primăria poate să modifice tipul de impozit care se aplică imobilului și să îți aplice impozit pentru spațiu comercial (care este mult mai mare). Este o sitație reală pe care am întâlnit-o în practica noastră.

Soluția corectă este fie să deschizi un punct de lucru la adresa reală, fie să bifezi regimul „la terți” dacă activitatea se desfășoară în locații variabile — cum e cazul consultanților sau freelancerilor.

Ce amenzi riști

Dacă nu ai autorizate codurile CAEN corespunzătoare activităților pe care le desfășori efectiv, riști o amendă de până la 35.000 de lei, conform art. LVI din Legea nr. 296/2023. Pe lângă amendă, activitățile economice neautorizate pot atrage și confiscarea veniturilor și a bunurilor obținute prin desfășurarea lor.

Sancțiunile vin din reglementările încălcate și se aplică de instituțiile competente (DSVA, DSP, MEDIU, ITM). Amenzile variază destul de mult în funcție de tipul activității și gravitatea abaterii.

Cum alegi corect codurile CAEN înainte de înființare

Regula practică: pornești de la ce faci, nu de la ce vrei să faci vreodată

Cea mai frecventă greșeală la alegerea codurilor CAEN este gândirea speculativă: „poate o să fac și consultanță, poate o să vând și produse, poate o să fac și transport.” Rezultatul: 10 – 15 coduri în actul constitutiv, dintre care o parte nu vor fi niciodată folosite și este posibil ca pentru unele să ai nevoie de avize. Dorim să precizăm că sunt și coduri pentru care nu sunt riscuri, sunt acele pentru care nu trebuie să oții avize sau să faci alte demersuri.

Regula corectă: alegi codurile pentru ce faci acum și pentru ce vei face în mod realist în următoarele 6 luni. Codurile se pot adăuga oricând ulterior — procedura e la ONRC, online, cu costuri relativ mici.

Dacă ai nevoie de un cod nou după înființare, poți consulta ghidul nostru despre actualizarea codurilor CAEN pentru a înțelege ce presupune procesul.

Codul principal vs codurile secundare — ce diferă

Actul constitutiv al oricărei firme trebuie să conțină un singur cod CAEN principal — cel care descrie activitatea de bază a firmei. Poate fi completat cu oricâte coduri secundare dorești, cu mențiunea că toate trebuie să aibă o legătură de complementaritate cu activitatea principală sau între ele.

Câte coduri CAEN poate avea un SRL vs PFA

Un SRL poate înregistra teoretic oricâte coduri CAEN, fără limită impusă de lege. Practic, ai grijă să autorizezi doar ce poți justifica și desfășura efectiv.

Un PFA poate înregistra maximum 5 clase de activități conform CAEN Rev.3 (regula introdusă odată cu actualizarea din 2025). Această limitare face alegerea și mai critică la înființarea unei PFA — nu îți permiți coduri ocupate degeaba.

Dacă ai un magazin online și te întrebi ce coduri CAEN sunt necesare, am detaliat situația specifică în articolul despre înființarea firmei pentru comerț online.

Ce se întâmplă dacă ai înființat deja și vrei să verifici

Cum verifici ce ai autorizat în certificatul constatator

Certificatul constatator este documentul emis de ONRC care conține lista codurilor CAEN autorizate — adică cele pentru care ai dat declarația pe proprie răspundere și ai specificat locația de desfășurare.

Dacă nu mai știi exact ce ai autorizat, poți:

1. Cere un certificat constatator actualizat de la ONRC (online, prin portalul ONRC) — costă 30 lei și îl primești în 5 – 10 minute
2. Verifica în documentele primite la înființare — certificatul constatator inițial listează codurile autorizate cu locațiile aferente

Dacă există discrepanțe între ce faci și ce e autorizat, cel mai bun moment să le corectezi este înainte de primul control, nu după.

Cum adaugi sau elimini coduri CAEN după înființare

Procedura de modificare a codurilor CAEN se face printr-o cerere de mențiuni la ONRC, cu o nouă declarație pe proprie răspundere pentru codurile pe care vrei să le autorizezi.

Dacă ai coduri neautorizate în actul constitutiv pe care nu le mai vrei acolo, știi că la orice modificare a codurilor CAEN ești obligat să elimini lista de coduri neautorizate — altfel dosarul nu trece de ONRC.

Detalii complete despre procedură și documente necesare găsești în ghidul nostru despre actualizarea, adăugarea și eliminarea codurilor CAEN.

Întrebări frecvente despre declarația pe proprie răspundere

Pot să bifez coduri CAEN pe care nu le folosesc acum și care este posibil să le folosesc in viitor?

Nu recomandăm autorizarea codurilor CAEN pe care intenționezi să le desfășori în viitor, decât dacă ești sigur că nu necesită condiții speciale de funcționare, avize sau autorizații suplimentare. Dacă semnezi declarația pe proprie răspundere fără să îndeplinești acele condiții, expui firma la sancțiuni contravenționale — și nu doar atât.

Ce se întâmplă dacă desfășor o activitate pe un cod CAEN ales greșit?

Dacă activitatea este complet diferită față de ce ai autorizat (alegând codul CAEN greșit), desfășori practic o activitate neautorizată, iar sancțiunea care ți se poate aplica este amenda în cuantum de până la 35.000 lei.

Ce se întâmplă dacă desfășor o activitate pe un cod CAEN pentru care nu îndeplinesc condițiile?

Fapta constituie contravenție și poți fii amendat. Amenda se dispune în funcție de faptă și poate fi aplicată, tot în funcție de faptă de DSP, DSVSA sau Agenția de Mediu dacă activitatea respectivă intră în sfera lor de competență.

Declarația pe proprie răspundere e același lucru cu autorizația de funcționare?

Nu. Declarația pe proprie răspundere este documentul depus la ONRC prin care îți asumi că îndeplinești condițiile de funcționare. Autorizația de funcționare este un document separat, emis de o instituție specializată (DSP, DSVSA, APM etc.) după ce aceasta verifică efectiv că e adevărat. Pentru unele activități, declarația de la ONRC este un prim pas necesar, dar nu suficient — mai ai nevoie și de autorizația instituției competente.

Cine completează declarația — eu sau avocatul?

Declarația pe proprie răspundere se semnează obligatoriu de tine — ca administrator al firmei — pentru că prin ea îți asumi personal responsabilitatea. Declarația pe propie răspundere este un act juridic care se redacteaza de un avocatul care se ocupă de înființare firmei (o pregătește și te ghidează ce să alegeri să faci), dar semnătura îți aparține. Tocmai de aceea e important să înțelegi ce semnezi înainte să o dai.

Ce faci dacă nu ești sigur ce coduri CAEN să alegi

Alegerea codurilor CAEN și completarea corectă a declarației pe proprie răspundere sunt doi pași pe care îi facem noi pentru fiecare client, în cadrul serviciului de înființare SRL, sau, după caz, de înființare PFA.

Nu bifezi la întâmplare dintr-o listă. Discuți cu noi ce activități vrei să desfășori, îți explicăm ce coduri se potrivesc și depunem documentația corect.

Consultanța este gratuită. Dacă ai întrebări despre codurile CAEN, sună-ne la:

📞 0731 656 692 | WhatsApp

Peste 7.000 de antreprenori și-au înregistrat firma cu noi. Mulți dintre ei ne-au contactat tocmai cu această întrebare: „am semnat ceva, dar nu știu exact ce.” Mai bine înainte decât după.